Конец эпохи злоупотреблений в закупках

Закупки в компании только кажутся простым процессом. Это звено хозяйственной деятельности – место для злоупотреблений, переплат и, как ни странно звучит в наше цифровое время, – вала бумажных документов. Уникальный продукт для гибкого, быстрого и экономного процесса закупок – платформа APS SMART – создана в Украине. Около 7 лет ею пользуются крупные агрохолдинги и рекомендуют другим. Не забыт и малый фермер, для него создано лайтовое решение APS family, работающее на смартфоне. Достучаться до минимального звена в агробизнесе – это одна из целей компании. Вишенка на тортике – свободный доступ в клуб поставщиков МТР, и не только для клиентов компании. Любой фермер может пройти аккредитацию как поставщик и наладить связи, к примеру, с ресторанами или переработчиками.

Украинский разработчик ПО для управления закупками системы, компания APS SMART, была создана энтузиастами-закупщиками. Эти люди трудились в различных компаниях и возглавляли или работали в департаментах закупок в агросфере, строительном секторе, банковском сегменте и др. Но проблемы закупок – всегда схожи. 7 лет назад было время, когда вообще не существовало никакой автоматизации процесса. Большинство действий производилось вручную. Предложения о закупках приносились в конвертах, анализировались, из PDF информация переносилась в Excel. Протокол выбора поставщика носили из кабинета в кабинет на множество подписей. Затем с победителем заключали договор. «Процесс закупок был полностью бумажным, в разорванном виде», – сетует Евгений Пономарев, директор по проектам APS SMART.

В 2012 году закупщики, обладающие экспертизой, решили создать продукт, в который вложили свои знания, опыт и умения, а IT-специалисты, бизнес-аналитики трансформировали его в исходный код. Все это упаковали в один продукт – платформу APS SMART.

Агросектор – флагман оптимизации закупок

Так сложилось, что как раз в это же время начали активно развиваться агрохолдинги. Это был период складывания их огромных земельных банков и сложных форм хозяйствования. Управлять таким быстрорастущим бизнесом без автоматизации невозможно, тем более закупками. Это очень деликатная сфера. Большие массивы денежных средств проходят через закупки. Собственники крупного агробизнеса сразу поняли, что если хозяйство находится в Хмельницкой области, а главный офис в Киеве, то проконтролировать закупочный процесс на местах очень сложно. «Философия нашей системы-smart закладывалась так, чтобы автоматизировать весь процесс закупок: от инициации потребности до склада. С контролем собственника, с контролем топ-менеджера, с контролем генерального директора, финансового контролера», – вспоминает Евгений Пономарев.

Изначально в систему закладывали возможность холдинговой структуры, удобство для компаний, которые владеют разными направлениями бизнеса. Причем эти направления могут быть совершенно разнообразными и контролироваться из одной штаб-квартиры.

Так получилось, что холдинги под это определение подпадали и им требовалась автоматизация. «Мы только начали “писать” продукт APS SMART, как уже вторым или третьим клиентом стал самый крупный агрохолдинг Ukrlandfarming, затем присоединились “Кернел”, “Глобино”» – называет именитых заказчиков коммерческий директор APS SMART Алексей Автомонов.

Под одним колпаком

Все вышеназванные клиенты пользуются этой системой до сих пор.

Ведь на момент создания платформы APS SMART промышленный сектор был более развит по части автоматизации, а в агросекторе не имелось ничего. 1С – максимум в части автоматизации. «Это был вызов для нас. Мы учились вместе с крупными компаниями и постоянно дорабатывали свою систему. Ни в промышленности, ни в банковском секторе не было такой большой, разветвленной сети, как в агросекторе. Опыт работы с Ukrlandfarming – это когда 400 юридических лиц использовали нашу систему как бы под одним колпаком. Созданный продукт мы смогли легко тиражировать по другим хозяйствам», – вспоминает   руководитель направления по работе с ключевыми клиентами APS SMART Андрей Поляков.

Экономия – да, но не это главное

Называть процент экономии по закупкам при работе с APS SMART в компании считают неправильным. Потому что ценность не только в экономии, хотя она автоматически имеет место, гораздо важнее прозрачность и гибкость действия. «Мы консолидировали процесс сбора потребностей по четыремстам юридическим лицам, понимаете? То, что делалось вручную или вообще никак не делалось, – мы смогли автоматизировать. Потому что важна прозрачность процесса. И потом мы централизовали и консолидировали закупки и получили экономию», – рассказывает Алексей Автомонов. Процент может быть разный. Как только внедряли систему на предприятия, где вообще не был построен процесс закупок, – там экономия зашкаливала. Более 20–30% можно было получить на конкретных закупках и тендерах. Сейчас уже культура закупщиков выросла. Многие пользуются системой автоматизации, тендерными площадками, соответственно, процент экономии снижается.

Основная ценность, как считают в компании, находится в плоскости создания и решения бизнес-процессов организации. Это документооборот, безопасность, финансовые и организационные вопросы. 

Время – деньги

У APS SMART есть не только тендерные модули. Например, заявочная кампания, которая позволяет в одной системе провести и ускорить процедуру согласования заявки. Если, предположим, процесс согласования договоров занимал в компании три недели, а стал одну, то значит, цикл согласования сократился на две недели. Соответственно, при закупке необходимо на это же время меньше держать товарных запасов в деньгах. «Предположим, объем закупки составляет 10 млн грн в месяц. Процесс с помощью APS SMART сокращается на две недели. Соответственно, на эту сумму должно быть меньше замороженных денежных средств на складах. Экономия это для компании или нет? Вероятно, экономия. Любой финансовый директор это подтвердит», – приводит нехитрые расчеты Евгений Пономарев.

Если мы покупаем что-то в «горящем» режиме, то всегда переплачиваем. Еще чаще случается, когда для хозяйства в удаленном регионе центральный офис покупает не то, – тогда вообще ситуация критическая. «Закупка сделана, но для производства нужно другое, – и начинается тыканье пальцами, кто виноват. А бизнесу от этого ни холодно ни жарко. Он от этого просто теряет», – делится опытом коммерческий директор APS SMART Алексей Автомонов.

Агрогибкость

Чем крупнее структура, тем она менее гибкая, неповоротливая. Получается, что все время стоит задача – усилить гибкость предприятия.

Сегодня компания, которая работает в пяти областях и завтра выходит в шестую, требует быстрого масштабирования. В контексте того, что APS SMART делает в системе закупок, – это можно обеспечить. Послезавтра компания продает в другую область, и ей необходимо быстро свернуться. APS тоже в данном случае может поучаствовать, передать информацию новым владельцам, сохранить, закрыть все лишнее с учетом изменения бизнес-процессов.

В агросекторе больше потребность в скорости, гибкости, чем в промышленности. Указанные преимущества дает платформа APS SMART, поскольку это, во-первых, компания с украинским капиталом; во-вторых, все сотрудники территориально находятся в Украине и в прямом контакте с заказчиком. «Есть международные системы, с которыми мы имели негативный опыт интеграции. Когда нужно внести изменения в систему, мы это делаем в Украине за 4 рабочих дня, а в международной системе только постановка задачи может длиться до 8 месяцев», – рассказывает руководитель направления по работе с ключевыми клиентами APS SMART Андрей Поляков. Поэтому, с учетом динамики бизнеса в сельском хозяйстве, связанной со слияниями и поглощениями, изменениями законодательства, климатическими условиями, скорость очень важна.

Преемственность информации тоже нужно ценить. «Ушел специалист – с ним из системы ушли все контакты, часть информации. Если APS SMART установлена в компании, – система держит всю эту информацию для вас всегда. Пришел новый человек, взял наработки предыдущего – и работает дальше», – объясняет Андрей Поляков.

 Система APS SMART вне конкуренции!

Платформа APS SMART – продукт, который состоит из более десятка модулей, их можно приобрести в комплексе или по одному.

«Касательно экономии, у нас был случай, когда купили нашу систему (а она недешевая, если брать комплекс). И вот, купив систему, наш клиент “отбил” ее стоимость при первой же закупке, при нормальной конкуренции. Это говорит о том, что сначала правильная инвестиция, а потом ты уже зарабатываешь», – делится кейсом коммерческий директор Алексей Автомонов.

С момента внедрения известной ProZorro появилось много коммерческих площадок, которые позиционируют себя как автоматизацию закупок. Это места, где вы можете разместить объявление, получить предложение. И на этом все заканчивается. Система автоматизации закупок APS SMART – первая и единственная в Украине позволяет автоматизировать полный цикл по коммерческим закупкам. Она охватывает всю цепочку: начиная от сбора потребностей и заканчивая поставками. Это более десятка модулей: «план закупок», «бюджет», «тендер», «аукцион», «контракт», «заказ» и так далее. Если компания-заказчик уже автоматизировала часть процесса, то APS SMART поможет интегрировать дополнительные модули. «Мы “дружим” нашу систему с уже существующей у заказчика. И таким образом замыкаем весь процесс закупок, делаем его автоматическим. Подобные авторские решения осуществляем практически всегда. Каждый заказчик уникален», – рассказывает Андрей Поляков, руководитель направления по работе с ключевыми клиентами APS SMART.

APS SMART представляет собой не только тендерную площадку, которая находится в структуре цепочки десятка модулей. Это средство достижения безопасности коммерческой сделки. Процесс становится прозрачным для любого пользователя системы, начиная от инициатора заявки до собственника, который в любой момент может все увидеть, проанализировать.

Наше будущее – закупочные кооперативы

Для Украины отдать закупки в аутсорсинг – ново и неожиданно, а на западном рынке это нормальная практика, когда компании уделяют все время основному продукту. Но тем не менее для обеспечения жизнедеятельности любой компании надо покупать канцелярию, воду, продукты административно-хозяйственной группы и так далее. И эта работа – тоже затраты для компании. Как правило, этим никто не занимается профессионально. Держать сотрудника под закупки дорого, бюджеты набегают немаленькие. Поэтому в Европе отдают непрофильные закупки в аутсорсинг.

Идея создания закупочного кооператива – собрать второстепенные, не влияющие на бизнес закупки у разных предприятий. «К примеру, мы собираем заказы у сотни клиентов, проводим тендер либо договариваемся с поставщиками этой продукции. За счет увеличения объемов имеем лучшие цены. Наши клиенты довольны – они получают качественные товары, экономят, не содержат закупщиков. Это выгодно всем участникам процесса», – уверен директор по проектам APS SMART Евгений Пономарев.

В Украине такие идеи в зачаточном состоянии. Для агрохозяйств аутсорсинг непрофильных закупок – тема будущего.

Малому фермеру

Помимо платформы АРS SMART, компания предлагает легкое веб-решение – APS FAMILY. Продукт нацелен на потребности мелкого и среднего бизнеса, его не нужно устанавливать на компьютер. Были бы только Wi-Fi или мобильный интернет – и уже можно пользоваться.

APS FAMILY может стартовать с учетной записи от одного фермера. Сегодня, по данным компании, из пользователей системы APS SMART 82% составляют сотрудники агрохозяйств во всех точках Украины.

«Что нужно малому фермеру? Ему нужна простота. Мы сейчас работаем над этой простотой. Чтобы была возможность создавать тендеры, проводить свои закупки с доступом к общей базе поставщиков, но в более простом мобильном интерфейсе, с телефона. Мы хотим дать аграрию все, что имеют лидеры рынка: базу поставщиков, автоматизацию, мобильность – с учетом его особенностей», – утверждают в компании.

Доступ к широчайшей базе поставщиков, над которой сейчас работают в компании, – это еще один бонус пользователям.

Клуб поставщиков

Компания накопила огромную базу поставщиков за всю историю деятельности. Если клиент покупает продукт APS SMART, – он получает доступ к этой базе посредством определенного модуля.

Все клиенты имеют доступ к общей базе поставщиков независимо от того, какой продукт они купили. В базе имеется все, что прошло через систему: от ГСМ до болтов.

«Более полной базы по конкурентным закупкам в агросекторе, думаю, нигде нет», – уверяют создатели APS SMART.

Чем еще APS SMART выгодно отличается от других, так это возможностью выбирать поставщика по одной уникальной позиции. Если это сотни позиций, система позволяет выбрать по каждой разного поставщика и предложить варианты.

Дешево купить и дорого продать

«Наш новый продукт будет давать возможность фермеру как закупать продукцию, так и как минимум публиковать данные о своем товаре. Можно проводить аукционы дефицитной продукции и т. д. То есть здесь как раз важно, чтобы это было универсальное торговое место на 360 градусов. Даже крупные агроклиенты используют нашу систему для продажи урожаев», – рассказывает Алексей Автомонов.

С точки зрения продаж через платформу APS SMART – проблема в том, что очень сложно классифицировать плодоовощную продукцию по причине большого разнообразия сортов овощей и фруктов. «То есть фермер продает, запускает объявление, что у него есть яблоки. Проверка их качества невозможна. А чтобы верить фермерам на слово, нужно создать рейтинг сельхозпроизводителей. Причем его будут присваивать закупщики», – акцентирует внимание на данной теме Андрей Поляков.

ФРЕШ-группа

Как сейчас фермеры могут себя попробовать в роли поставщиков с помощью платформы APS SMART? В базе компании есть сети ресторанов и супермаркетов, которые закупают так называемую фреш-группу. Поскольку сервис для поставщиков в системе бесплатный, то фермерские хозяйства, которые работают в плодоовощеводстве, могут поучаствовать в торгах. И уже сейчас зарабатывать и отрабатывать технику продаж.

«На данный момент мы внедряем систему еще в одной сети, где порядка 70 ресторанов. Они ищут поставщиков фреш-группы, интересует капуста, морковь, картофель и т. п. Это, на наш взгляд, новый канал продаж для фермеров. Фермерские хозяйства могут зарегистрироваться в роли поставщиков, пройти аккредитацию. И дальше, если они соответствуют ожиданиям крупной сети ресторанов, то получают заявку-заказ, продают и зарабатывают», – рассказывает Евгений Пономарев.

О системе, ее преимуществах и возможностях читайте здесь:

 www.aps-smart.com

Контактные телефоны:

+38 044  337 79 20

+38 067 829 08 77 

Оксана Король, главный редактор журнала «Агроиндустрия»,